Conciliación automática de pagos: qué es, cómo funciona, y cómo beneficiará a tu empresa
Múltiples métodos de pago, varias cuentas bancarias y distintos períodos de pago forman parte de un problema que, a medida que las empresas crecen, parece inevitable. Además, con grandes volúmenes de transacciones diarias, el seguimiento y la verificación manual se vuelven tediosos, incrementando la probabilidad de errores y dificultando el manejo de los flujos de dinero y una visualización comprensible de los datos.
Este es un problema típico en la contabilidad de una empresa que mantiene a los departamentos de finanzas limitados por hojas de cálculo infinitas y softwares anticuados. Sin embargo, la solución es sencilla y las empresas podrían integrarla rápidamente en sus procesos.
¿Qué es la conciliación automática?
La conciliación automática es un proceso de comparación y emparejamiento de transacciones financieras entre diferentes fuentes de datos que, usando algoritmos y reglas predefinidas, puede identificar y resolver rápidamente discrepancias entre varios registros financieros, incluidos extractos bancarios, facturas, órdenes de compra y otros. Así, elimina la intervención manual en el emparejamiento de transacciones, reduciendo significativamente el tiempo, esfuerzo, probabilidades de error y recursos tradicionalmente requeridos para las tareas de conciliación.
¿Cómo funciona la conciliación automática?
Adquisición de datos
El software de conciliación automática recupera datos financieros de diversas fuentes, incluidos extractos bancarios, sistemas contables, facturas y órdenes de compra.
Estandarización de datos
Los datos recuperados se estandarizan y normalizan para garantizar la consistencia en formato y estructura, facilitando la comparación y el emparejamiento precisos.
Algoritmos de emparejamiento
Se aplican algoritmos avanzados de emparejamiento para comparar las transacciones financieras de diferentes fuentes. Estos algoritmos utilizan reglas predefinidas, lógica y criterios para identificar transacciones coincidentes en función de atributos clave como fecha, monto, número de referencia y descripción.
Manejo de excepciones
En casos donde se detectan discrepancias o diferencias, el software de conciliación automática señala estas excepciones para una revisión adicional. Los usuarios pueden definir flujos de trabajo para el manejo de excepciones para investigar y resolver discrepancias de manera eficiente.
Resolución y conciliación
Al identificar y resolver discrepancias, el software de conciliación automática actualiza las transacciones conciliadas en los registros financieros de la organización. El software genera informes de conciliación y auditorías para documentar el proceso de conciliación y garantizar el cumplimiento de los requisitos regulatorios.
¿Cuáles son los beneficios?
La conciliación automática proporciona velocidad, precisión, auditoría y control a las conciliaciones con automatización inteligente, gestión de excepciones e información de gestión integral.
Integración en tiempo real
Nuestra plataforma puede conectarse a cualquier banco y ERP. Simplemente elige qué fuentes de datos deseas conciliar, y nosotros nos encargamos.
Acceso a un dashboard inteligente
Con nuestro sistema de conciliación de datos automáticos y gestión de excepciones, podrás supervisar y reportar el progreso utilizando tecnología integrada de informes y paneles de control.
ROI rápido
Nuestro software estará en funcionamiento en muy poco tiempo, por lo que rápidamente podrás comenzar a optimizar múltiples procesos comerciales.
El rol de APIO
Como plataforma proveedora de este servicio, APIO actúa como una solución integral para las empresas que enfrentan desafíos en la gestión de sus transacciones financieras. Algunas de las funciones clave que desempeña APIO incluyen:
Integración de múltiples fuentes de datos
APIO permite la integración de datos financieros procedentes de diversas fuentes, como extractos bancarios, sistemas contables, facturas y órdenes de compra. Esto garantiza que se capturen todos los datos relevantes para el proceso de conciliación.
Normalización y estandarización de datos
APIO se encarga de normalizar y estandarizar los datos recuperados, lo que facilita la comparación y el emparejamiento preciso entre las transacciones financieras de diferentes fuentes.
Aplicación de algoritmos de emparejamiento avanzados: La plataforma utiliza algoritmos sofisticados para comparar las transacciones financieras y encontrar coincidencias en función de atributos clave como fecha, monto, número de referencia y descripción.
Gestión de excepciones
Resolución y conciliación automatizada: Una vez identificadas y resueltas las discrepancias, APIO actualiza automáticamente las transacciones conciliadas en los registros financieros de la organización. Además, genera informes de conciliación y auditorías para documentar el proceso y garantizar el cumplimiento de los requisitos regulatorios.