Desafíos de la conciliación de pagos: 4 principales dolores
La conciliación de facturas consiste básicamente en hacer coincidir la información bancaria con las facturas entrantes y salientes. Es crucial para mantener registros financieros exactos y actualizados, para saber quién ha pagado y quién no y así, poder hacer informes realistas. 💼💰
Explicado suena fácil, ¿no? Sin embargo, en la práctica es muchísimo más complejo, ¿Por qué tanto? 🤔
Los desafíos de la conciliación
A medida que los negocios crecen, también aumentan los flujos de dinero y de información. Naturalmente, eso hace que los equipos financieros deban lidiar con las dificultades asociadas. En este post, te explicamos los problemas más comunes.
Lidiar con registros inexactos
En un mundo ideal, los flujos de dinero cuadrarían perfectamente, pero en la realidad está lejos de ser así. Muchas veces, las facturas y los datos de pago no coinciden
¿Por qué?
Se generan descuentos y ofertas específicas para un momento o un cliente particular.
Se aplican cargos bancarios que no figuran a simple vista (por ejemplo, cambios de divisas, tarifas de pagos internacionales, etc.)
Los clientes acuerdan pagar una parte del precio y el saldo en cuotas o en próximos períodos.
Faltan facturas o notas de crédito en el sistema
Hay errores en los pagos
La posibilidad de que uno o más de los anteriores ocurran en cualquiera de tus pagos entrantes, implica un montón de chequeos adicionales para tu equipo financiero, o en su defecto, la implementación de herramientas adicionales para ayudar a automatizar este proceso, muchas de ellas funcionando como “soluciones parche”
El problema de los procesos manuales
Los procesos manuales son tanto lentos como propensos a errores humanos, dos cosas que definitivamente no necesitas cuando tienes un negocio que hacer crecer.
Informes inexactos debido a las incoherencias en los flujos de dinero, arrastra a una confusión en los procesos contables, porque no está garantizado que las cuentas por pagar o por cobrar estén actualizadas en tiempo real y esto puede ser especialmente problemático al inicio o al final de un período contable.
No es rentable
Cuantos más procesos manuales - más tiempo de tu equipo se consume. Estas operaciones financieras tienen altos costos en recursos humanos y simplemente son una mala inversión de tiempo. Los costos de salarios, errores humanos y todas las herramientas necesarias se acumulan rápidamente, y estas tareas repetitivas no son necesariamente un uso productivo del tiempo de tu equipo, no si realmente estás pensando en los planes de crecimiento de tu negocio. Eliminar este tipo de tareas daría a tu equipo la oportunidad de ser más estratégico en sus roles. 👀
No hay una única fuente de verdad
A medida que el negocio crece, aumenta la cantidad de datos provenientes de múltiples fuentes. Tienes diferentes cuentas bancarias, métodos de pago, pasarelas de pago, impuestos e incluso diferentes divisas.
¿Qué significa todo esto para tu conciliación de facturas? Más posibilidades de errores.
Los datos divididos rápidamente complican los informes y procesos importantes como la facturación. Asegurarte de que tu recopilación de datos esté unificada y sea lo más precisa posible ahorra el dolor de cabeza de los cálculos (y recálculos cuando las cosas no cuadran del todo) y ahorra a tu equipo financiero mucho tiempo.
Nuestras soluciones
Entonces, ¿cómo puedes hacer la vida de tu equipo financiero más fácil en el proceso de conciliación?
El rol de APIO
Automatización y precisión.
En APIO nos encargamos de automatizar la conciliación de tus pagos, cubriendo todos los posibles desafíos, ya sea comparando registros internos, facturas, comisiones, transferencias y cartolas bancarias.
A través de procesos de inteligencia artificial logramos recolectar los datos y organizarlos en dashboards hechos a la medida de tu negocio para una visualización digerible de la información.
Seguimiento diario del dinero en efectivo
A través del dashboard de APIO podrás hacer un seguimiento diario de la caja. Esto aporta a que conozcas en tiempo real tu posición de caja.
Identificación de discrepancias
Con nuestras herramientas podrás identificar rápidamente cualquier brecha en los flujos de fondos o discrepancias en los datos. Al detectar pronto estos problemas, las empresas podrás prevenir fugas de ingresos, optimizar gastos y garantizar registros financieros exactos.
Visibilidad del ciclo de vida de las transacciones
A través de nuestras herramientas podrás hacer un seguimiento de cada fase de inicio a fin, lo que garantiza una supervisión y un control minuciosos.
Implementación de controles financieros
Podrás tener un seguimiento detallado de las transacciones, lo que garantiza la exactitud de los registros financieros y la protección de las empresas frente a errores y fraudes.
Escalabilidad
Independiente de la complejidad de tus operaciones financieras, los pagos siempre serán conciliados de manera fluida. Nuestras soluciones de conciliación son capaces de dar cabida a los crecientes volúmenes de transacciones y complejidades, aportando un valor instrumental al crecimiento y desarrollo de tu empresa.